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教你給教授發(fā)郵件的最得體方法

每個(gè)學(xué)期我都能看到我的教授朋友們發(fā)的推特和Facebook狀態(tài)，他們很生氣，據(jù)他們說(shuō)是因?yàn)樗麄兊膶W(xué)生不知道怎么寫郵件。

他們的意思其實(shí)是，學(xué)生們不知道怎樣遵循學(xué)術(shù)界的郵件禮節(jié)習(xí)慣。

我也曾被學(xué)生的郵件氣到過(guò)。

直到后來(lái)我才意識(shí)到，他們不知道怎么寫的原因其實(shí)很簡(jiǎn)單——從沒(méi)有人教過(guò)他們。

在我采訪了一群我以前的學(xué)生，了解他們?nèi)绾螌W(xué)會(huì)在大學(xué)中進(jìn)行電子交流后，這一點(diǎn)得到了證實(shí)。

那些感覺(jué)能自信且高效地交流的人，在上大學(xué)之前都與家人之外的成年人有著大量的電子交流經(jīng)驗(yàn)。

我們不必從社會(huì)學(xué)層面深入了解誰(shuí)最有可能獲得這樣的機(jī)會(huì)，但你也許可以填補(bǔ)這些空白。

但現(xiàn)在，有了這篇文章，對(duì)郵件一竅不通的學(xué)生們不能再找理由了。

教授們，請(qǐng)分享本文給你們的學(xué)生；學(xué)生們，請(qǐng)分享給你們的朋友，或者別分享，成為班里唯一的郵件被教授喜愛(ài)的人吧。

一封高效、得體的郵件的十要素。

下面是一個(gè)你在寫郵件給教授時(shí)可以模仿的模板。

每一個(gè)要素都會(huì)在后文解釋。

Dear [1] Professor [2]?教授的姓氏?[3],

這里需要一句人性化的關(guān)懷客套話語(yǔ)[4]。

I’m in your Class Name （課程名）, Section Number （課程號(hào)）that meets on This Day （哪一天）[5].

This is the question I have or the help I need（我有xx問(wèn)題/我需要xx幫助） [6].?

I’ve looked in the syllabus and at my notes from class and online and I askedsomeone else from the class （我查了課程大綱，看了我的課堂筆記，上網(wǎng)查了資料，也問(wèn)了其他同學(xué)）[7],?

and I think This Is The Answer （我覺(jué)得答案是xxx）[8], but I’m still not sure（但我還是不太確定）.?

This is the action I would like you to take（我希望您可以xxx） [9].

用一句“Thank You” （“謝謝”）收尾總不會(huì)錯(cuò)[10],

你的名字

要素一：稱呼語(yǔ)

你在這里可以即刻證明你很專業(yè)地對(duì)待自己與教授之間的關(guān)系。

可以用“Dear”相稱，或者如果你覺(jué)得這樣太正式了，你可以用“Hello”或者“Hi”（“Hi”有點(diǎn)過(guò)了，詳見(jiàn)后面關(guān)于例外的注釋）。

要素二：尊稱

很多學(xué)生在這一點(diǎn)上無(wú)意間傷害了他們教授敏感的自尊和關(guān)于這世間的公正感。

你可能并不覺(jué)得這個(gè)小詞有什么大不了，但他們其實(shí)覺(jué)得很有關(guān)系。

尊稱是用來(lái)表達(dá)對(duì)一個(gè)人地位的尊重的一種頭銜。

無(wú)論你作為學(xué)生實(shí)際上尊不尊重你教授的權(quán)威或地位，但表現(xiàn)得尊重總是很好的。

最簡(jiǎn)單的方式就是稱呼他們?yōu)椤癙rofessor”。

如果他們有博士學(xué)位，理論上你可以叫他們“Dr.”，但“Professor”更加保險(xiǎn)。

并不是所有老師都有博士學(xué)位（而且很多甚至在正式工作頭銜中“教授”一詞都沒(méi)有），但如果他們教本科課程，他們就充當(dāng)著教授的角色，因此可以被叫做“Professor”。

叫“Professor”和“Dr.”另外的好處是，你不需要知道你教授的性別和婚姻狀況。

如果你叫你的老師”Mrs.”或“Miss”，就真的沒(méi)救了。

要素三：名字

你可能會(huì)驚訝于學(xué)生們有多么經(jīng)常會(huì)搞錯(cuò)教授的名字。

這信息不難查，朋友們。

你課程大綱上就有，系里網(wǎng)站上有，Google上大概也有。

用他們的姓氏，拼寫完整，拼寫正確。

如果中間有個(gè)連字符，那么前后兩個(gè)姓氏都要寫，連字符也要寫

（這一條其實(shí)包括在拼寫完整拼寫正確里，但這是個(gè)特殊情況，即使到了現(xiàn)在也還有很多人搞不清楚）。

關(guān)于要素一至三的例外（除非你已經(jīng)上升到專業(yè)的郵件使用者的程度了，不然不要嘗試）

在某些情況下，你可能可以在郵件中用更加非正式的稱呼語(yǔ)，并用“Professor 姓氏”以外的方式稱呼你的教授

當(dāng)且僅當(dāng)你收到教授自己使用非正式的稱呼語(yǔ)的郵件，并且他們用“Professor 姓氏”以外的方式署名的時(shí)候。

舉個(gè)例子，我在大學(xué)當(dāng)教授的時(shí)候，我經(jīng)常會(huì)給郵件署名“Prof. P-S”，因?yàn)槲抑牢业男帐虾荛L(zhǎng)，可能會(huì)給人帶來(lái)困擾，我那時(shí)更喜歡別人在郵件里稱呼我“Prof. P-S”。

但不要偏離了教授們稱呼自己的方式。

千萬(wàn)不要嘗試叫他們的單名，除非你得到了專門的特許。

如果教授神秘地留了姓名首字母，你最好還是用“Professor 姓氏”。

任何時(shí)候郵件都不要以“Hey”開(kāi)頭，因?yàn)橛械娜藢?duì)此會(huì)非常不滿。

說(shuō)一些像“我希望你享受今天的好天氣” （ “I hope you’re enjoying the beautiful weather today”）

或者“我希望你周末過(guò)得很放松” （“I hope you had a relaxing weekend”）的話來(lái)開(kāi)頭永遠(yuǎn)都不是壞事。

這顯示出你把你的教授看作一個(gè)擁有著生活的人。

教授們會(huì)很喜歡你把他們當(dāng)作課堂之外也有生活的人（不管這與事實(shí)也許有多大的差別）。

你在這里說(shuō)了什么并不重要，它更像是一種重要的禮貌的關(guān)心慣例。

如果你能寫得像你真心地關(guān)心一樣，那更好了。

要素五：提醒他們是如何認(rèn)識(shí)你的

這一點(diǎn)是關(guān)鍵，尤其是如果這是你第一次聯(lián)系你的教授的話。

你不能指望他們從花名冊(cè)上記住你的名字，或者把你的名字跟你的臉聯(lián)系起來(lái)。

如果你有什么特別的事情能夠喚起他們的記憶，并讓他們對(duì)你產(chǎn)生好印象，記得寫出來(lái)。

比如說(shuō)，“我有一次課后留下來(lái)問(wèn)您關(guān)于閱讀材料的問(wèn)題” （“Istayed after class to ask you about the reading that one time”）或者“我坐在第一排，藍(lán)頭發(fā)” （“I sit in the front row and have blue hair”）之類的。

如果你還沒(méi)見(jiàn)過(guò)他們，說(shuō)一說(shuō)你想同他們結(jié)識(shí)的愿望，比如“我有興趣下學(xué)期選您的課”。

如果你很確定他們知道你的名字，你可以跳過(guò)這一點(diǎn)。

但有的教授真的記不住名字，所以你不妨還是給他們一點(diǎn)提示。

（如果你幸運(yùn)，那些教授會(huì)很自知、很感同身受地不在課程考試中要求你們背名字。

）

要素六：你發(fā)郵件的真正原因

這是你發(fā)這封郵件的全部原因，所以好好寫。

這里最重要的是如何引入并提出請(qǐng)求，同時(shí)保持禮貌。

簡(jiǎn)明扼要地陳述你從教授那里所需要的東西，不要找一堆借口或者說(shuō)過(guò)多細(xì)節(jié)或者聽(tīng)起來(lái)像是在下命令。

如果你無(wú)法用一兩句話解釋為什發(fā)郵件，可以考慮約教授親自見(jiàn)面，在這種情況下，你應(yīng)該寫“我希望我們可以見(jiàn)面談一談xxx，請(qǐng)問(wèn)什么時(shí)間合適呢？”

（“I was hoping we could meet to talk about X. What wouldbe a good time for that?”）

如果他們不能見(jiàn)你，只想通過(guò)郵件討論的話，他們會(huì)跟你說(shuō)的。

要素七&八：這是你證明自己優(yōu)秀的地方

網(wǎng)上有賣一件T恤，上面印著：”課程大綱上有。

”

想想為什么這件商品有市場(chǎng)吧。

學(xué)生們給教授們的很多郵件都在問(wèn)課程大綱上已經(jīng)說(shuō)明了的事情。

在發(fā)郵件前，你應(yīng)該檢查一下課程大綱和你的課堂筆記（以及如果有的話，檢查一下課程網(wǎng)站）看看你的問(wèn)題在那里是不是已經(jīng)被回答過(guò)了。

問(wèn)問(wèn)班里其他同學(xué)也是很好的——這也是為什么你應(yīng)該在第一周就要到至少一位同學(xué)的電話號(hào)碼或郵箱地址）。

如果你真的做了所有這些事情然后還是有疑問(wèn)，那么你聯(lián)系教授實(shí)際上會(huì)向他們提供有用的信息，表明他們有些事情可能沒(méi)說(shuō)明白。

如果你可以試著回答自己的問(wèn)題，并且結(jié)果證明是正確的話，他們的回復(fù)就會(huì)少費(fèi)一些時(shí)間。

例如，如果你寫郵件來(lái)預(yù)約面談，你可以說(shuō)，“課程大綱中說(shuō)您的office hour是星期二下午3點(diǎn)。

我可以在這個(gè)星期二3點(diǎn)15分去嗎？”

（“It says on the syllabus that your office hours are Tuesdays at 3pm.Could I come this Tuesday at 3:15?”）

這也顯示出你在決定占用他們的郵件閱讀時(shí)間之前，對(duì)整件事已經(jīng)考慮了超過(guò)兩秒鐘。

如果你問(wèn)的是一個(gè)需要答案的問(wèn)題，你可以說(shuō)“如果您能在方便的時(shí)候告訴我答案，我會(huì)很感激。

”

（?“If you could let me know at your earliest convenience, I’d really appreciate it.”?）

如果你需要他們填寫表格或代表你去聯(lián)系某人，或做一些需要采取更多行動(dòng)的事情，而不僅僅是回復(fù)你的電子郵件，記得在這里清楚地說(shuō)明。

這有助于他們將其放在待辦事項(xiàng)清單上，并去完成它。

要素十：落款

如果你不確定郵件如何落款，“謝謝”（“Thank you”?）幾乎總是合適的。

你可以寫“Best”或“All the best”或“Sincerely”之類的，但某種形式的感謝在這里一舉兩得，既是落款也表達(dá)了感激之情。

隱藏的要素十一：后續(xù)郵件

如果你的教授沒(méi)有回復(fù)您的電子郵件，而且你從社交法則判斷他們現(xiàn)在該回了，你可以發(fā)送一個(gè)溫和的后續(xù)郵件。

后續(xù)郵件的格式你可以繼續(xù)遵循這里的要素，但在要素六之前，你可以加上“只是想跟進(jìn)一下之前的郵件”。

你不必挑明他們忘了給你回復(fù)，他們會(huì)意識(shí)到的（而且如果他們是真的忘了，他們可能會(huì)感到抱歉）。

如果他們是故意不回你的，你可能在第一封中就惹他們生氣了，你最好盡可能禮貌地寫后續(xù)郵件。

何時(shí)發(fā)送后續(xù)的提醒是保險(xiǎn)的？

你必須根據(jù)他們通常的回復(fù)速度以及你對(duì)回復(fù)的需求有多么強(qiáng)烈來(lái)衡量這一點(diǎn)。

如果可以等一個(gè)星期，那就等一個(gè)星期（或等到你見(jiàn)到他們本人）。

為什么這些這么重要？

學(xué)習(xí)如何寫作專業(yè)的郵件是一個(gè)你可以帶進(jìn)真實(shí)世界的技能。

一個(gè)得體又精心寫就的請(qǐng)求更有可能得到你想要的回應(yīng)。

而且，面對(duì)現(xiàn)實(shí)吧，教授們是有感情的人，他們想被當(dāng)作有感情的人對(duì)待。

你可能會(huì)認(rèn)為被學(xué)生郵件氣到的教授過(guò)于敏感和懶惰（處理這種問(wèn)題是他們的工作吧？）。

你想的可能沒(méi)錯(cuò)。

但想一想，雖然你在某個(gè)時(shí)間只有幾位教授，但他們可能有數(shù)百名學(xué)生。

他們可能會(huì)從十個(gè)不同的人那里被問(wèn)到同樣的問(wèn)題。

他們可能身為副教授，僅僅按照課時(shí)計(jì)薪（甚至那種薪酬并不是很高）。

他們可能有過(guò)因?yàn)樗麄兊男詣e或種族而得不到足夠尊重的經(jīng)歷。

讓你的郵件成為他們不會(huì)向朋友們抱怨的郵件吧，現(xiàn)在你知道該怎么做了。

作者：Laura Portwood-Stacer

譯者：Boya，ProWrite翻譯團(tuán)隊(duì)

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