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組織 | 開會不準用PPT，字節(jié)跳動如何高效溝通？

新冠疫情讓很多人都不得不在家辦公。

在家辦公的好處很多，弊端也很明顯，比如線上溝通沒有面對面溝通有效，各種工作協(xié)作困難，加上工作氛圍不夠，各種干擾頻繁，導(dǎo)致工作效率大幅降低。

但有一家10萬人的公司，他們的員工經(jīng)常遠程辦公，但效率不降反升，這家公司就是字節(jié)跳動。

字節(jié)跳動是怎么做到的呢？這篇文章分析了其中的幾個原因，值得其它行業(yè)的公司學(xué)習(xí)。

希望本文對你有啟發(fā)。

文章字數(shù) 2808字

閱讀時間約7分鐘

新冠病毒疫情讓很多人都不得不待在家里辦公。

在家辦公的好處不用多說，但弊端也很明顯，比如線上溝通沒有面對面溝通有效，各種工作協(xié)作困難，加上工作氛圍不夠，各種干擾頻繁，導(dǎo)致工作效率大幅降低。

但有一家公司，他們在新冠病毒疫情期間逆勢增長，員工人數(shù)在2022年從5萬人增加到了10萬人。

這10萬人分布在全球各地，實現(xiàn)遠程溝通和寫作，工作效率比以前不降反升。

這家公司就是字節(jié)跳動，今日頭條和抖音就是他們旗下的產(chǎn)品。

字節(jié)跳動怎么做到的呢？字節(jié)跳動副總裁、飛書負責人CEO謝欣分享了字節(jié)跳動高效協(xié)同的成功經(jīng)驗，值得學(xué)習(xí)。

01

第一步，準備辦公協(xié)同工具

“工欲善其事，必先利其器”。

字節(jié)跳動做的第一件事是先準備好協(xié)同工具。

針對部分同事回家沒有帶電腦的情況，IT團隊從工位上或者庫存里找出上千臺電腦寄到各地。

有個別同事到了其他國家，字節(jié)跳動就通過字節(jié)跳動的海外辦公室調(diào)用電腦，寄到他們手中。

字節(jié)跳動非常重視對各種辦公協(xié)同工具的投入和應(yīng)用，他們認為每件工具只要改進5%，就能對公司效率產(chǎn)生巨大影響。

以“健康報備”為例。

為了統(tǒng)計5萬名員工的健康狀況和所在地點，字節(jié)跳動一開始讓大家主動上報，隨即發(fā)現(xiàn)兩個問題：第一，上報比例不高；第二，數(shù)據(jù)龐大而且雜亂，無法使用。

大年初一，字節(jié)跳動決定自己開發(fā)一個健康報備的應(yīng)用，輔助員工填寫健康信息，并要求兩天內(nèi)上線。

具體怎么做？字節(jié)跳動的數(shù)十名員工，在數(shù)十個城市遠程聯(lián)動，在線協(xié)同辦公，用文檔拆解任務(wù)步驟，通過排期表讓每個人看到任務(wù)進程，同時通過各種反饋群，接受大家的意見。

最終完成的“健康報備”應(yīng)用里，每天會有一個機器人提醒你填寫健康信息，如果沒有及時填寫，會反復(fù)提醒；如果還沒有填寫，會加急提醒。

團隊的領(lǐng)導(dǎo)也能看到自己團隊成員的填寫情況，還可以提醒自己的成員盡快填寫。

大年初三，字節(jié)跳動上線了這款產(chǎn)品，整個公司的填寫率接近百分之百。

兩天時間，通過數(shù)十人的遠程協(xié)作，字節(jié)跳動終于將這款產(chǎn)品開發(fā)出來。

這個快速響應(yīng)背后，其實是字節(jié)跳動對工具的投入和應(yīng)用。

02

自己開發(fā)在線溝通和協(xié)作軟件

在在線溝通和協(xié)作軟件方面，字節(jié)跳動一開始也是使用外部第三方軟件，包括Skype、微信企業(yè)號、Slack和釘釘。

但隨著公司的發(fā)展，字節(jié)跳動發(fā)現(xiàn)這些工具都不能完全滿足公司對于協(xié)作效率的要求，于是就自主開發(fā)了“飛書”這款工具。

飛書從一個溝通工具開始，慢慢變成了一個很完整的辦公套件。

目前字節(jié)跳動5萬多人，分布在全球50多個國家和地區(qū)，主要工作都是基于飛書來完成的。

除了溝通工具，字節(jié)跳動的協(xié)同工具也經(jīng)歷了同樣的變遷。

字節(jié)跳動公司最早使用的文檔也是Word，但是很快發(fā)現(xiàn)Word、Excel這種本地工具不便于協(xié)同，所以字節(jié)跳動換上了主流的在線協(xié)同文檔，但后來發(fā)現(xiàn)還是不好用，于是字節(jié)跳動做了自己的飛書文檔。

飛書文檔也是協(xié)同文檔，很便捷、很高效，同時支持電腦端和手機端，還有很多新功能。

飛書還開發(fā)了一個“日歷”產(chǎn)品，它的功能比較強大，可以方便查找其他人的空閑時間，以及這個時間段能夠使用的會議室，還可以快速創(chuàng)建群聊，進行音/視頻會議。

對于一個管理者而言，日歷也是一個很好的分析和管理工具，你可以通過團隊成員的個人日歷，判斷出目前大家的精力分配、資源投入、系統(tǒng)運轉(zhuǎn)等內(nèi)容，然后進行宏觀和細節(jié)的調(diào)整和管理。

為了讓大家在家也有“一起工作”的感覺，而不是“開一天會”的感覺，字節(jié)跳動還做了“線上辦公室”的功能。

同一個團隊在同一個群里面，打開“線上辦公室”這個功能后就可以進行語音溝通。

語音可以一整天都開啟但默認靜音，大部分時間沒有什么人說話，有事情的時候就可以直接溝通：“誰誰誰，你現(xiàn)在方便嗎，字節(jié)跳動討論一個東西”。

它并不是那種約個時間開個語音會議的模式，而是模擬了一個辦公室的環(huán)境，讓大家仿佛身處同一個空間，也讓溝通變得輕松自然。

這個功能2022年春節(jié)后才上線，無論是字節(jié)跳動的內(nèi)部成員，還是外部用戶，都反饋在“在家辦公”的環(huán)境下很受用，因為它使用起來沒有壓力，也不涉及個人隱私，很輕便隨意。

字節(jié)跳動的員工經(jīng)常需要一起討論問題，需要一個可以協(xié)同的思維筆記，一邊畫思維導(dǎo)圖，一邊用線上辦公室討論，還可以互相評論。

這也是一個非常實用的功能，一般打開視頻會議就沒有辦法實現(xiàn)同時畫思維導(dǎo)圖，而字節(jié)跳動的思維筆記可以很好地解決這個問題。

03

對PPT說不，換一種開會方式

有了在線溝通和協(xié)作平臺，并不必然就開會很高效，這和開會方式有關(guān)。

一般開會時，都是一個人上去講PPT，大家在下面聽，有的人聽得懂，有的人聽不懂，有的人覺得講得慢，有的人覺得講得快，這樣就影響了效率。

字節(jié)跳動在摸索了很久之后，總結(jié)出一套開會的辦法，也就是“飛閱會”模式，這是“飛書閱讀會”的簡稱。

“飛閱會”的開會模式大體可以分為以下幾個步驟。

首先，通過日歷找到大家的空閑時間，自動創(chuàng)建會議群。

在開會前，需要一個人把本次會議的議題清晰完整地寫出來，通過文檔發(fā)送到會議群里。

會議的前15分鐘到20分鐘，所有人一起默讀這個文檔，讀到哪里有問題，就用評論功能寫出來。

第一次參會的新同事都覺得非常懵，怎么會議開始了十多分鐘都沒有人說話，實際上字節(jié)跳動就是在讀文檔和寫問題。

當文檔的作者收到評論提醒時，也會用文字來回答。

如果這個會議的主持人回答不了這個問題，他就會在評論上面@其他人來回答。

就算是沒有參會的人也可以@他，他會在手機上收到這個通知，到這個文檔里來回答問題。

默讀結(jié)束后，會議的組織者說“我們進入會議的第二步”，開始語音回答問題，將剛才大家在文檔中提出來卻沒有回答清楚的問題全部過一遍，看大家有沒有其他問題。

這個過程中大家可能會有一些互動和討論，全部問題回答完之后，這個會議就結(jié)束了，這就是一次“飛閱會”的完整過程。

“飛閱會”的會議模式和傳統(tǒng)的PPT會議模式有什么區(qū)別呢？

首先，它非常聚焦，沒有什么可發(fā)散的內(nèi)容，大家不會跑題，整個討論都圍繞問題來進行。

其次，會議的全過程都會用文檔記錄下來，沒有參會的人也可以通過文檔了解會議過程。

“飛閱會”這個模式是字節(jié)跳動迭代了很久才形成的，實施起來挺難，但是效果非常好。

當字節(jié)跳動適應(yīng)了這個模式之后，就受不了以往講PPT的模式了。

04

用OKR來實現(xiàn)目標管理

在遠程辦公中，每個成員的工作過程是不可知的，因此目標管理就變得尤為重要。

字節(jié)跳動很早就使用了OKR進行目標管理。

OKR是一個注重結(jié)果與關(guān)鍵目標的工作方式，在對齊大方向的基礎(chǔ)上，自己去思考實現(xiàn)的路徑，設(shè)定目標和關(guān)鍵任務(wù)。

因為是每個人設(shè)定自己的目標，在執(zhí)行過程中員工會更加積極主動，并能更好地發(fā)揮自己的創(chuàng)造力。

這次疫情大家在家辦公時，字節(jié)跳動還運用OKR針對性地設(shè)立一個目標，就像打一場仗一樣，設(shè)立項目、發(fā)起戰(zhàn)役、明確目標、一起沖鋒。

這個過程中每個人都不必要求每天應(yīng)該干什么，但是可以激勵所有成員都像打仗一樣完成目標，這對短期在家辦公很有幫助。

簡要總結(jié)一下，要想實現(xiàn)遠程高效率辦公和協(xié)作需要三點：一個好的在線溝通和協(xié)作工具，一套高效的開會方法，OKR的目標管理方法。

這就是字節(jié)跳動提高在線溝通和寫作效率的經(jīng)驗。

本案例摘自機械工業(yè)出版社出版的《一本書讀懂數(shù)字化轉(zhuǎn)型》，這本書一共有18個企業(yè)案例，這篇文章是其中之一。