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所謂知識管理,在組織中建構一個人文與技術兼?zhèn)涞闹R系統(tǒng),讓組織中的信息與知識,透過獲得、創(chuàng)造、分享、整合、記錄、存取、更新等過程,達到知識不斷創(chuàng)新的最終目的,并回饋到知識系統(tǒng)內,個人與組織的知識得以永不間斷的累積,從系統(tǒng)的角度進行思考這將成為組織的智慧資本,有助于企業(yè)做出正確的決策,以因應市場的變遷。
知識管理的有效實施將有效應對這種挑戰(zhàn)。
由于項目運作的一次性和獨特性,使項目型企業(yè)不論是傳統(tǒng)的如建筑、房地產等工程類項目型企業(yè),還是高新技術產業(yè)、設計研究、咨詢等服務型項目型組織,都面臨同樣的挑戰(zhàn)。
如何積累項目的最佳實踐,提高項目的及時交付能力,重復項目實施的成功。
根據(jù)對多家項目型企業(yè)的知識管理咨詢經驗,AM咨詢認為,項目型企業(yè)實施知識管理可以實現(xiàn)三大目標:
(1)項目知識經驗積累:通過項目案例庫實現(xiàn)所有項目過程文檔和經驗總結的積累,從而形成項目型企業(yè)的核心財富。
(2)項目的快速交付:通過提煉項目運作過程中的標準方法,提高項目的快速復制能力,使每一個新的項目站在一個較高的起點上,在已有經驗的基礎上進行,避免了每個新項目都是從“零”開始。
(3)人才培養(yǎng)和經驗復制:項目管理人才和專業(yè)人才的缺乏是項目型企業(yè)發(fā)展普遍面臨的瓶頸,通過知識管理可以系統(tǒng)地梳理專家經驗,通過知識的學習共享進而加速人才的培養(yǎng),使企業(yè)和員工個人通過知識管理實現(xiàn)雙贏。
對于項目型企業(yè)知識管理的實施,AMT咨詢認為,首先要識別項目型企業(yè)需要哪些核心知識,一個完善的知識分類體系反映了該企業(yè)業(yè)務的內在邏輯和核心知識。
知識分類體系構建的核心是根據(jù)業(yè)務部門工作的習慣和需要的信息,重點分析客戶、項目、人員、文檔、工作流之間的關系,從傳統(tǒng)的單維度的文檔管理轉變成多維度的知識管理。
我們可以從顯性知識和隱性知識兩個維度來具體分析項目型企業(yè)的核心知識及其管理方式。
(1)顯性知識的知識管理方式
項目型企業(yè)的顯性知識主要包括各種項目過程文檔、產品信息、外部資料等等,顯性知識管理的主要目標是形成企業(yè)穩(wěn)定的、可積累的知識分類體系,以便于知識的沉淀和獲取。
通過長期的業(yè)務運營和項目運作,很多項目型企業(yè)都積累了豐富的顯性知識,那么這些知識應該如何管理呢?這里,我們介紹幾種適合項目型企業(yè)的顯性知識管理方式:
項目案例庫:項目型企業(yè)對知識管理需求的重點在于如何積累各產品在運作過程中的成功模式,并逐步建立和形成產品模式的最佳實踐,并以項目案例庫和知識地圖的形式進行管理和展現(xiàn)。
項目型企業(yè)的項目案例庫,內容一般包括:項目過程文檔管理、項目中的經驗總結。
項目案例庫的建立可以使項目成員在任何需要的時候都可以很方便的找到之前的類似項目,為目前工作提供有參考價值的經驗以及借鑒各種可復用的知識成果。
知識地圖:知識地圖是一種幫助用戶知道在什么地方能夠找到知識的知識管理工具,知識地圖是一種向導,它本身并不是一個知識的集合,而是關于知識來源的知識,知識地圖指向的是知識源。
知識地圖不僅能揭示知識的存儲地,通常也能揭示知識之間的關系,知識地圖的最終目標是幫助企業(yè)員工實現(xiàn)知識的共享。
通過項目案例庫和知識地圖,可以將存在于企業(yè)中的豐富的知識轉化成為可分享、可復用的知識資源,讓各部門、各項目組的知識轉移和分工協(xié)作更加容易,使項目成員可以參考更多的以往成功項目的工作經驗,降低項目運作的成本,提升項目運作的效率。
(2)隱性知識的管理方式
項目型企業(yè)的隱性知識主要包括:項目運作的經驗、教訓、技能、思維方式等。
這些知識看不見,摸不著,但是這些隱性知識對于項目型企業(yè)的作用較顯性知識更有效,更有價值。
因此,對隱性知識的管理方式實際上就是使隱性知識顯性化。
AAR是一個結合了技術和人的因素的快速報告的方法或工具,是一個簡單而有效的過程,供團隊用來獲取從過去的成功和失敗中得到的經驗教訓,以便改進未來的表現(xiàn)。
它為團隊提供反思一個項目、活動、事件或任務的機會,讓團隊成員參與診斷和評估過程的形式來加強他們的學習過程,并同時提供關于團隊表現(xiàn)的反饋。
導師制是一種應用非常廣泛的知識管理工具,類似于以前“幫傳帶”的師徒關系。
它是指為每一位新員工有針對性的指定一位導師(Mentor),這位導師通過正式與非正式的途徑將自己的知識傳授給新員工,使新員工能夠在新的工作崗位上更好地適應和發(fā)展。
導師一般由企業(yè)里富有經驗的資深員工擔任,他有培養(yǎng)和指導別人的責任和義務。
對新員工來說,借助導師的經驗也可以早點進入工作狀態(tài)。
COP(Community of Practice),實踐社團。
實踐社團是由一群專業(yè)工作者所組成的正式或非正式的團體,社群因為共同的興趣或目標而聚集在一起。
他們有著共同的關注點,通過在不斷發(fā)展的基礎上相互影響,加深在這一領域的知識和專業(yè)技術。
警示報告是一種通過建立快速響應的機制和渠道,將經驗教訓、重要問題的解決方法快速在整個組織內部進行擴散的一種知識管理工具。
組織中的不同團隊在工作過程中經常會碰到一些實效性強,對其他團隊又有重要參考價值的問題與疑惑,通過警示報告可以迅速將解決方案傳遞到可能需要的團隊那里去,避免組織內部不同的團隊間重復解決同樣的問題,避免組織犯同樣的錯誤。
員工黃頁是一個特定的員工名單目錄,通過查詢促進內部某個領域、某個知識點的員工與需要該知識的員工之間的交流,從而促進知識在組織內部得到傳播和共享。
員工名單目錄里面包含了員工擅長的知識信息,通過查詢的方式讓大家都知道:誰能夠幫助我?
內部演講是組織內部的一種非正式的交流與培訓活動,是一種有效的知識管理工具;內部演講也是員工充分展示自我的舞臺,是互相學習的渠道、充分共享的工作氛圍與環(huán)境,有利于經驗的交流與思想火花的碰撞。
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